Analyse van een afrekening in de minnelijke fase in het licht van boek XIX van het Wetboek van economisch recht

Op 1 september 2023 trad de wet van 4 mei 2023 tot invoeging van boek XIX “Schulden van de consumenten” in het Wetboek van economisch recht in werking. Het doel van de nieuwe wet bestaat erin de consument beter te beschermen en tegelijkertijd de schade te erkennen die bedrijven lijden door onbetaalde schulden.

Zonder hen het recht te ontzeggen op een billijke vergoeding voor hun geleden schade, wilde de wetgever voorkomen dat ondernemingen – of derden die gelast werden met de invordering van hun onbetaalde facturen – misbruik zouden maken van de situatie door ongerechtvaardigde en/of buitensporige kosten te eisen van de consument.

Deze bepalingen gelden voor de volledige minnelijke fase (van de factuur tot de uitvoerbare titel) en vervangen de bepalingen die waren opgenomen in de wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument.

We hebben ook een checklist en standaardbrieven opgesteld om u te helpen. Aarzel niet om ze te gebruiken!

STAP 1 : HET TOEPASSINGSGEBIED VAN BOEK XIX

Om te weten of de nieuwe regels in Boek XIX van toepassing zijn op uw afrekening, dient u eerst artikel XIX.1 te raadplegen, dat als volgt luidt: “Deze titel is van toepassing op iedere betalingsachterstand van een schuld van een consument aan een onderneming“.

Verder moet ook rekening worden gehouden met de definitie van minnelijke invordering van schulden, die is opgenomen in artikel I.22/1: “Iedere handeling of praktijk van een onderneming die tot doel heeft de consument ertoe aan te zetten een onbetaalde schuld te betalen, met uitzondering van iedere invordering op grond van een uitvoerbare titel“.

Om te bepalen of Boek XIX van toepassing is op uw afrekening, moeten vier zaken worden nagegaan:

1. Gaat het wel degelijk om een geval van betalingsachterstand?

In de voorbereidende werkzaamheden wordt dit begrip gedefinieerd als “elke overschrijding van de contractuele of wettelijke betalingstermijn“.

Er is sprake van een betalingsachterstand wanneer de consument de in het contract of de wet vastgestelde termijn voor het betalen van wat hij verschuldigd is, overschrijdt.

Voorbeeld: Als op de factuur staat dat de betaling binnen de 15 dagen moet plaatsvinden, is de betaling te laat vanaf dag 16.

2. Is de schuldenaar een consument?

Artikel I.1, eerste lid, 2° van het Wetboek van economisch recht definieert een consument als “iedere natuurlijke persoon die handelt voor doeleinden die buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit vallen“.

Deze definitie geldt voor de gehele Wetboek.

Om te bepalen of een natuurlijk persoon (en dus nooit een rechtspersoon) al dan niet als consument handelt, moet onderzocht worden of de goederen of diensten die zij aankoopt voor persoonlijk of beroepsmatig gebruik zijn bedoeld (in het kader van een handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit).

Voorbeeld: Een advocaat die een riem papier koopt voor zijn praktijk handelt met beroepsmatige doeleinden. Als hij echter een vakantie met het gezin boekt, handelt hij als consument.

3. Kan de schuldeiser beschouwd worden als een onderneming?

Artikel I.22/1, 4° van het Wetboek van economisch recht definieert een onderneming als “iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die op duurzame wijze een economisch doel nastreeft, alsmede zijn verenigingen“.

Deze zeer ruime definitie is – onder meer – van toepassing op de boeken IV, V, VI en XIX van het Wetboek.

Om te bepalen of de entiteit al dan niet als een onderneming handelt, moet worden onderzocht of:

• Zij goederen en diensten aanbiedt met winstoogmerk;
• Het om een duurzame activiteit gaat (dus geen eenmalige actie).

Bijvoorbeeld:

• Een gemeente die een zwembad, bibliotheek of cultureel centrum beheert, wordt beschouwd als een onderneming. Wanneer die gemeente daarentegen kosten in rekening brengt voor de afgifte van een rijbewijs wordt ze niet als een onderneming beschouwd.
• Een openbare onderwijsinstelling wordt als een onderneming beschouwd wanneer ze haar lokalen verhuurt voor evenementen. Ze wordt echter niet als een onderneming beschouwd wanneer het gaat over onderwijs verstrekken aan leerlingen.
• Volgens de jurisprudentie is een ziekenhuis een onderneming.  

4. Wat is de aard van de schuld?

Het kan gaan om schulden van contractuele aard (voortvloeiend uit een contract) of van reglementaire aard (voortvloeiend uit een reglement).

Voorbeeld: Een parkeerretributie is een reglementaire schuld als deze onder meer gegrond is in het reglement van de gemeente waar de parkeerovertreding werd begaan. Bovendien moet de gemeente voor deze activiteit beschouwd worden als een onderneming.

Opgelet, vorderingen die gebaseerd zijn op een uitvoerbare titel, zoals administratieve boetes en lokale belastingen, zijn uitgesloten van het toepassingsgebied van boek XIX. 

FASE 2: BEHEER VAN HET DOSSIER DOOR DE OORSPRONKELIJKE SCHULDEISER

1. Verzending van het betalingsverzoek / de factuur

Als de goederen/diensten niet onmiddellijk worden betaald, zal de onderneming een betalingsverzoek sturen naar de consument. Dit betalingsverzoek kan elektronisch of per post worden verzonden.

In het betalingsverzoek moet worden aangegeven binnen welke termijn het gevorderde bedrag moet worden betaald. Deze termijn wordt ofwel wettelijk, ofwel contractueel vastgelegd.

De betalingstermijn stelt de consument in staat om volgende zaken te controleren:

• De juistheid van het gevorderde bedrag (komt het bedrag overeen met wat was overeengekomen? Zijn er onvoorziene extra kosten bijgekomen?
• De gegrondheid van de vordering (bijvoorbeeld in het geval van een parkeerretributie: had de consument een parkeerticket genomen of beschikte hij over een vrijstellingskaart?)

Als het betalingsverzoek ongegrond of onjuist is, moet de consument het verzoek binnen de vastgelegde termijn betwisten.

2. Verzending van de eerste betalingsherinnering / ingebrekestelling

Wanneer een onderneming vaststelt dat haar schuld onbetaald is gebleven na het verstrijken van de in het betalingsverzoek vermelde termijn, stuurt zij de consument een eerste herinnering.

Deze herinnering mag alleen worden verzonden na het verstrijken van de termijn vastgelegd in het eerste betalingsverzoek en moet kosteloos zijn.

De eerste herinnering moet minimaal de volgende gegevens bevatten:

• het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat zal worden geëist bij niet-betaling binnen de termijn van 14 kalenderdagen na verzending van de herinnering;
• de naam of de benaming, en het ondernemingsnummer van de onderneming die schuldeiser is;
• een beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld;
• de termijn waarbinnen de schuld moet terugbetaald worden vooraleer enige kost, interesten of vergoedingen worden gevorderd.

Zodra deze eerste herinnering is verzonden, begint een periode van 14 kalenderdagen te lopen waarbinnen de consument het gevorderde bedrag kan controleren, betalen of betwisten.

• Als de herinnering per post wordt verzonden, begint de termijn te lopen op de derde werkdag na de verzending (als de herinnering bijvoorbeeld op maandag 1 januari is verstuurd, begint de termijn te lopen op donderdag 4 januari).
• Als de herinnering elektronisch wordt verzonden, begint de termijn te lopen op de dag volgend op de verzending (als de herinnering bijvoorbeeld op maandag 1 januari is verstuurd, begint de termijn te lopen op dinsdag 2 januari).

Opgelet: De onderneming moet deze eerste herinnering kosteloos verzenden, zelfs als haar algemene voorwaarden anders bepalen. Als de onderneming dit niet doet en zolang dat zij dit niet heeft gedaan, kan zij geen schadevergoeding voor de betalingsachterstand vorderen van de consument.

Opgelet: De onderneming moet bewijzen dat zij de herinnering (die niet per aangetekende post hoeft te worden verstuurd) heeft verzonden, maar niet dat de consument deze heeft ontvangen.

3. Verzending van de tweede herinnering / ingebrekestelling

Als de consument zijn schuld niet heeft betaald wanneer de termijn van veertien kalenderdagen na de eerste herinnering is verstreken, kan de onderneming de consument verwijlinteresten en/of een schadebeding aanrekenen.

Er moet echter aan volgende voorwaarden zijn voldaan :

• in de eerste herinnering werd verwezen naar de toepassing van verwijlinteresten en/of een schadebeding in geval van niet-betaling (zie hierboven);
• de verwijlinteresten en/of het schadebeding moeten voorzien zijn in de algemene voorwaarden.

Bovendien moeten de algemene voorwaarden aan de consument tegenstelbaar zijn gemaakt. Is dit niet het gaval, dan mag geen enkele vermeerdering worden toegepast.

3.1 Tegenstelbaarheid van algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden worden pas als tegenstelbaar beschouwd als de consument de mogelijkheid heeft gehad er kennis van te nemen en te accepteren voordat de overeenkomst werd gesloten.

3.1.1 Kennisneming voorafgaandelijk aan het sluiten van de overeenkomst

De algemene voorwaarden moeten uiterlijk op het ogenblik van het sluiten van de overeenkomst aan de consument zijn overgemaakt of redelijkerwijs voor de consument toegankelijk zijn geweest.

Waar het om gaat is dat de consument daadwerkelijk de gelegenheid heeft gehad om de algemene voorwaarden te raadplegen (ongeacht of hij dat daadwerkelijk heeft gedaan))¹Wéry, P., « La théorie générale du contrat », Rép. not., T. IV, Les obligations, Livre 1/1, Bruxelles, Larcier, 2020, n° 196, p. 335..

---

Voorbeeld: Een loutere verwijzing naar de algemene voorwaarden op de website van de onderneming is niet voldoende. Zo ook: als de algemene voorwaarden op de achterkant van een bestelformulier staan, moet dit duidelijk op de voorkant worden vermeld²Wéry, P., « La théorie générale du contrat », Rép. not., T. IV, Les obligations, Livre 1/1, Bruxelles, Larcier, 2020, n° 196, p. 335.

---

Algemene voorwaarden die worden overgemaakt nadat de overeenkomst is gesloten, zijn daarom in principe ongeldig en niet bindend voor de consument.

Ten slotte moeten de algemene voorwaarden voldoende leesbaar en begrijpelijk zijn.

3.1.2 Aanvaarding voorafgaandelijk aan het sluiten van de overeenkomst

De algemene voorwaarden moeten vervolgens stilzwijgend of uitdrukkelijk door de consument zijn aanvaard :

• Uitdrukkelijke instemming: De algemene voorwaarden zijn uitdrukkelijk door de consument aanvaard (wanneer de consument ze ondertekent of een vakje aankruist dat uitdrukkelijk aangeeft dat hij daarmee erkent de algemene voorwaarden gelezen en aanvaard te hebben);
• Stilzwijgende instemming: De aanvaarding van de algemene voorwaarden kan met zekerheid worden afgeleid uit de omstandigheden.

3.2 De tweede herinnering bevat verwijlinteresten

Voor zover de onderneming heeft voldaan aan de hierboven uiteengezette voorwaarden, mag zij verwijlinteresten in rekening brengen aan de schuldenaar die in gebreke blijft.

Het bedrag van de verwijlinteresten mag niet hoger zijn dan “de interest tegen de referentie-interestvoet vermeerderd met acht procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties” (12,5% voor het eerste kwartaal van 2024).

Deze interesten worden berekend op de nog te betalen som.

Het moment waarop de rente begint op te lopen, hangt af van de vraag of de onderneming schuldeiser al dan niet een kmo is⁴Voor de definitie van een kmo, zie artikel 1.24 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen: een onderneming die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt: balanstotaal: 4.500.000€ ; jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50 ; jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000€ :

• de onderneming is een kmo: zij kan besluiten om de verwijlinteresten te laten lopen vanaf de kalenderdag volgend op de dag waarop de eerste herinnering aan de consument is verzonden;
• de onderneming is geen kmo: de verwijlinteresten beginnen pas te lopen vanaf de kalenderdag volgend op de dag waarop de tweede herinnering aan de consument is verzonden.

3.3 De tweede herinnering bevat een schadebeding

In zoverre de onderneming heeft voldaan aan de hierboven uiteengezette voorwaarden, mag zij van de schuldenaar die in gebreke blijft ook de betaling eisen van een schadebeding (een forfaitaire vergoeding).

Het bedrag van het schadebeding mag niet hoger zijn dan:

• 20 euro als het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is;
• 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro als het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro is (als de schuld € 320,00 is, bedraagt het schadebeding € 30 + (10% van € 170) = € 30 + € 17 = € 47);
• 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2.000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is (als de schuld € 600 is, bedraagt het schadebeding € 65 + (5% van € 100) = € 65 + € 5 = € 70).

4. Verzending van de derde, vierde, … herinnering

Zolang het dossier niet in de gerechtelijke fase terechtkomt, en ongeacht of de onderneming die schuldeiser is, besluit om de invordering toe te vertrouwen aan een deurwaarder of een incassobedrijf, mogen er geen bijkomende kosten in rekening worden gebracht aan de schuldenaar die in gebreke blijft.

Zo is het de gerechtsdeurwaarder verboden om de tarieven uit het Koninklijk Besluit van 30 november 1976 toe te passen zolang de zaak zich in de minnelijke fase bevindt.

FASE 3 : OVERDRACHT VEN HET DOSSIER AAN DE PROFESSIONELE INVORDERAAR (ADVOCAAT, DEURWAARDER OF INCASSOBEDRIJF)

1. Controle door de professionele invorderaar

Wanneer de professionele invorderaar het dossier van de schuldeiser ontvangt, komt het hem toe om te controleren of:

• de onderneming die schuldeiser is wel degelijk een eerste kosteloze herinnering heeft verzonden;
• de schadebedingen gevorderd door de onderneming die schuldeiser is, voldoen aan de plafonds vastgelegd in boek XIX.

De procedure werd correct gevolgd, De invorderaar mag een schriftelijke ingebrekestelling sturen naar de schuldenaar.

De procedure werd niet correct gevolgd, De professionele invorderaar mag geen ingebrekestelling sturen en moet de volledige procedure overdoen:

• verzending van een eerste kosteloze herinnering aan de schuldenaar;
• termijn van 14 dagen om de schuldenaar de kans te geven te schuld te betwisten / betalen;
• als de betaling nog steeds uitblijft: schadebeding en/of verwijlinteresten met naleving van de plafonds vastgesteld in boek XIX.

Pas dan mag de invorderaar een schriftelijke ingebrekestelling sturen naar de schuldenaar.

2. Ingebrekestelling van de professionele invorderaar

Eens de controles uitgevoerd, kan de invorderaar een ingebrekestelling sturen met de volgende gegevens:

• de identiteit, het ondernemingsnummer, het adres, het telefoonnummer, de hoedanigheid en het eventuele e-mailadres van de oorspronkelijke schuldeiser. In geval van overdracht van de schuldvordering worden eveneens de gegevens van de nieuwe schuldeiser vermeld;
• de naam of de benaming, het adres, het ondernemingsnummer en de contactgegevens van de onderneming die tot minnelijke invordering overgaat, evenals de gegevens van het bevoegd toezichthoudend bestuur bij de FOD Economie;
• een precieze beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld;
• een precieze en gedetailleerde beschrijving van de bedragen die van de schuldenaar geëist worden;
• de volgende tekst, in een afzonderlijke alinea, in het vet gedrukt en in een ander lettertype, ingeval de invordering gebeurt door een advocaat, een ministerieel ambtenaar of een gerechtelijke mandataris: “Deze brief betreft GEEN dagvaarding voor de rechtbank of beslag. Het gaat niet om een procedure van gerechtelijke invordering.”;
• de vermelding dat de consument, op zijn eigen verzoek, alle stukken ter verantwoording van de schuld kan verkrijgen;
• de vermelding van de te volgen procedure indien de schuld wordt betwist door de consument;
• de vermelding dat de consument kan verzoeken om betalingsfaciliteiten, indien hij niet in staat is het verschuldigde bedrag in één keer te betalen;
• de vermelding dat er, bij gebrek aan een reactie, kan worden overgegaan tot andere maatregelen of handelingen van minnelijke invordering.

3. Maatregel of handeling van minnelijke invordering

3.1. Principe

Na het verstrijken van een termijn van veertien kalenderdagen die ingaat op de derde werkdag na de datum van het versturen van de ingebrekestelling, mag de professionele invorderaar overgaan tot maatregelen of handelingen van minnelijke invordering.

Voorbeeld: telefonische oproep, huisbezoek, verzending van een nieuwe herinnering, …

3.2 Grenzen

De professionele invorderaar mag echter niet zomaar alles doen. Boek XIX bevat de volgende beperkingen:

• Bij de aanvang van elk huisbezoek bij een consument:
  • identificeert de persoon die een bezoek verricht zich en zegt hij welke schuldinvorderaar hij vertegenwoordigt en voor welke schuldeiser hij optreedt;
  • geeft de in de bepaling onder 1° bedoelde persoon een document af dat dezelfde gegevens bevat als de ingebrekestelling en waarin op duidelijke wijze wordt vermeldt dat de consument niet verplicht is het huisbezoek te ondergaan en er op elk ogenblik een einde aan kan stellen;
  • wanneer de consument aangeeft dat hij betalingsmoeilijkheden heeft, zet de in de bepaling onder 1° bedoelde persoon uiteen welke mogelijkheden er zijn om een beroep te doen op betalingsfaciliteiten en/of schuldbemiddeling.
• Bij iedere volledige of gedeeltelijke betaling van een schuld tijdens een huisbezoek wordt een ontvangstbewijs afgegeven, met vermelding van het ontvangen bedrag en de schuld in kwestie.
• Er mag geen huisbezoek bij de consument worden uitgevoerd tussen tweeëntwintig uur en acht uur.
• Er mag geen telefonische oproep aan de consument worden verricht tussen tweeëntwintig uur en acht uur.

Hoe zit het met de lijst van verboden gedragingen/praktijken in de wet van 2002?

De memorie van toelichting bij de wet van 4 mei 2023 tot invoeging van boek XIX “Schulden van de consument” in het Wetboek van economisch recht stelt dat:

“De wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument voorzag in een lijst van verboden praktijken en gedragingen die van toepassing waren op elke minnelijke invordering van schulden van de consument. Deze specifieke verbodsbepalingen zijn niet woordelijk in dit boek opgenomen, omdat zij onder de bepalingen van boek VI inzake oneerlijke handelspraktijken jegens consumenten vallen. (…).De voorbeeldlijst van verboden praktijken of gedragingen blijft uiteraard van toepassing“.

De lijst van deze praktijken kan men terugvinden in de oude wet van 20 december 2002:

• elk geschrift dat, of elke gedraging die ertoe strekt verwarring te creëren omtrent de hoedanigheid van de persoon van wie het uitgaat, zoals in het bijzonder het geschrift dat verkeerdelijk laat uitschijnen dat het om een document gaat dat uitgaat van een gerechtelijke overheid, een ministerieel ambtenaar of een advocaat;
• elke mededeling die onjuiste juridische bedreigingen bevat, of die onjuiste inlichtingen over de gevolgen van een wanbetaling bevat;
• elke vermelding op een omslag waaruit blijkt dat de briefwisseling de invordering van een schuld betreft;
• de inning van niet voorziene of niet wettelijk toegestane bedragen;
• de stappen die worden ondernomen bij de buren, de familie of de werkgever van de schuldenaar. Onder stappen wordt onder meer verstaan elke mededeling van inlichtingen of elke vraag om inlichtingen die verband houdt met de schuldvordering of met de solvabiliteit van de schuldenaar, onverminderd de handelingen gesteld in het raam van wettelijke inningprocedures;
• de inning of poging tot inning bij een persoon die niet de schuldenaar is;
• iedere poging tot inning in aanwezigheid van een derde, behalve wanneer dit gebeurt met instemming van de schuldenaar;
• alle stappen om de schuldenaar een wisselbrief te doen ondertekenen of om een overdracht van vordering of een schuldbekentenis te eisen;
• het belagen van de schuldenaar, die uitdrukkelijk en gemotiveerd heeft te kennen gegeven de schuld te betwisten;
• de telefonische oproepen en de huisbezoeken tussen tweeëntwintig uur en acht uur;
• In geval van niet-naleving van de contractuele verplichtingen mag de consument geen andere schadevergoeding worden gevraagd dan de bedragen die in de onderliggende overeenkomst zijn vastgesteld.

3.3 Uitzonderingen

3.3.1 De consument betwist de schuld / vraagt om een betalingsregeling

Indien de consument binnen de in de ingebrekestelling gestelde termijn van 14 dagen de schuld betwist of om een betalingsregeling verzoekt, mag geen enkele handeling van invordering worden gesteld zolang er geen beslissing is genomen over de betwisting of het verzoek om een betalingsregeling.

Als er geen beslissing wordt genomen binnen een termijn van dertig kalenderdagen (die aanvangt op de eerste werkdag die volgt op de aanvraag van een afbetalingsplan of de betwisting), stoppen de verwijlinteresten met lopen tot wanneer de beslissing wordt genomen.

3.3.2 De consument doet een verzoek tot minnelijke schuldbemiddeling / dient een aanvraag in voor een CSR

Wanneer de consument binnen de termijn van 14 dagen vermeld in de ingebrekestelling een verzoek tot minnelijke schuldbemiddeling opstart of een aanvraag indient voor een CSR, mag tot geen enkele handeling van invordering worden overgegaan vooraleer een beslissing omtrent zijn aanvraag werd genomen (met een maximale termijn van 45 dagen die begint te lopen de 1^ste werkdag volgend op de datum van indiening van het verzoek tot minnelijke schuldbemiddeling of de aanvraag voor een CSR).

Het is aan de consument om de invorderaar op de hoogte te brengen van zijn verzoek tot schuldbemiddeling of indiening van zijn aanvraag tot collectieve schuldenregeling en om de contactgegevens van de dienst schuldbemiddeling of de schuldbemiddelaar door te geven.

4. Afbetalingsplan

De invorderaar moet alles wat met de consument is overeengekomen met betrekking tot de betaling van de schuld schriftelijk bevestigen (op een duurzame drager).

Als er een afbetalingsplan is overeengekomen, moet de invorderaar de consument ten minste eenmaal per jaar schriftelijk (op een duurzame drager) een overzicht sturen van de reeds betaalde bedragen en het nog verschuldigde saldo.

Hij moet de consument ook onverwijld op de hoogte stellen wanneer de schuld volledig is betaald.

---

• 1
  Wéry, P., « La théorie générale du contrat », Rép. not., T. IV, Les obligations, Livre 1/1, Bruxelles, Larcier, 2020, n° 196, p. 335.
• 2
  Wéry, P., « La théorie générale du contrat », Rép. not., T. IV, Les obligations, Livre 1/1, Bruxelles, Larcier, 2020, n° 196, p. 335
• 3
  Cass. (1ste k.), 14 mei 2021, C.20.0506.N, Ius & Actores, 2021/2, p. 423-424.
• 4
  Voor de definitie van een kmo, zie artikel 1.24 §1 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen: een onderneming die op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van de volgende criteria overschrijdt: balanstotaal: 4.500.000€ ; jaargemiddelde van het aantal werknemers: 50 ; jaaromzet, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde: 9.000.000€